Comunicazione Consob n. 3/2020 del 10 aprile 2020 in merito alle assemblee delle società con azioni quotate

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Corporate, Finance e Capital Market

Con Comunicazione n. 3/2020 del 10 aprile 2020 in merito alle assemblee delle società con azioni quotate, la Consob ha dettato alcuni accorgimenti operativi per l’utilizzo degli strumenti di partecipazione e voto a distanza indicati dal decreto legge 17 marzo 2020, n. 18 (“Decreto Cura Italia”) in relazione allo svolgimento delle assemblee societarie ordinarie e straordinarie in tempi di emergenza epidemiologica da COVID-19, considerate le limitazioni imposte dalle misure a tutela della salute pubblica.

E’ ragionevole ritenere che considerazioni analoghe a quelle svolte da Consob possano valere, sia pur su base volontaristica, non solo per le società quotate ma anche per le società con azioni negoziate su MTF o diffuse che intendano valersi delle opzioni offerte dal Decreto Cura Italia.

In primo luogo, la Consob raccomanda l’utilizzo, da parte di ciascun emittente azioni quotate, di almeno uno degli strumenti previsti dall’articolo 106 del Decreto Cura Italia.

Si tratta nello specifico di: (i) il ricorso al voto per corrispondenza o in via elettronica; (ii) il ricorso a una o più forme di partecipazione in assemblea con mezzi elettronici (teleconferenza e/o videoconferenza) purché sia possibile l’identificazione dei soggetti legittimati; nonché (iii) il ricorso, anche in via esclusiva, alla figura del rappresentante designato; previsti, rispettivamente, dall’art. 127 del TUF, dall’art. 135-undecies del TUF e dalle relative norme di attuazione contenute nel Regolamento Consob n. 11971 del 14 maggio 1999 (“Regolamento Emittenti”).

Tra gli accorgimenti da porre in essere nell’utilizzo di detti strumenti, in primo luogo vi è il rispetto delle disposizioni che richiedono la riservatezza del voto sino all’inizio dello scrutino in assemblea, rammentando a tal proposito la Consob che la responsabilità della custodia e della segretezza dei dati e delle istruzioni inerenti i voti spetta al presidente dell’organo di controllo ovvero, in caso di ricorso alla figura del rappresentante designato, a quest’ultimo – nonché ai loro eventuali dipendenti o ausiliari.

In merito alla possibilità di tenere le assemblee esclusivamente mediante il ricorso al rappresentante designato, la Consob sottolinea la necessità che l’ordine del giorno sia formulato in modo analitico e che le relazioni illustrative su ciascun punto all’ordine del giorno di cui all’articolo 125-ter del TUF contengano, per quanto possibile, le proposte di deliberazione dell’organo amministrativo. Ciò al fine di permettere agli azionisti di esercitare il diritto di voto attraverso la delega al rappresentante designato.

Particolare attenzione viene altresì posta dalla Consob al diritto degli azionisti: (i) di richiedere l’integrazione dell’ordine del giorno dell’assemblea nonché di formulare nuove proposte di delibera sulle materie all’ordine del giorno, ai sensi dell’articolo 126-bis del TUF, nonché (ii) di porre domande prima dell’assemblea, ai sensi dell’articolo 127-ter del TUF.

Si tratta di profili con riferimento ai quali resta ferma la disciplina prevista dal TUF non avendo il Decreto Cura Italia modificato in alcun modo le disposizioni vigenti: occorrerà pertanto affinare gli avvisi di convocazione, prevedendo, ad esempio, un adeguato termine per la presentazione di proposte individuali di delibera sulle materie all’ordine del giorno da parte di coloro ai quali spetta il diritto di voto, da pubblicare sul sito internet della società, in modo tale da consentire ai soci l’esercizio del voto per delega tramite il rappresentante designato su ciascuna proposta di delibera pubblicata; nonché la presentazione delle domande nel termine di sette giorni di mercato aperto prima dell’assemblea previsto dall’art. 127-ter, comma 1-bis, del TUF, valutando la possibilità di ridurre, anche se di poco, il termine a disposizione della società per rispondere, così da fornire tali risposte prima della scadenza del citato termine per conferire o revocare la delega.

L'art. 106, comma 4, del Decreto Cura Italia lascia infine invariata la facoltà per colui al quale spetta il diritto di voto di indicare un rappresentante in assemblea ex art. 135-novies TUF (delega ordinaria), qualora le modalità di convocazione della stessa lo consentano. Tuttavia, in caso di utilizzo del rappresentante designato in via esclusiva da parte della società, il delegato dovrà conferire la subdelega al rappresentante designato.

Il rappresentante designato potrà dunque raccogliere le deleghe pervenutegli direttamente dai soggetti cui spetta il diritto di voto nei termini previsti dall'art. 135-undecies, comma 1, TUF sia tramite il modulo di delega contenuto nell'Allegato 5A del Regolamento Emittenti, sia tramite delega e sub-delega "ordinaria" nel caso in cui il soggetto cui spetta il diritto di voto intenda avvalersi delle delega ordinaria di cui all'art. 135-novies TUF; in tale ultimo caso la delega dovrà contenere le istruzioni di voto complete riferite alle singole materie poste all'ordine del giorno nell'avviso di convocazione.

Le società, al fine di agevolare il conferimento delle deleghe, stante la situazione emergenziale, potrebbero valutare l'opportunità di accettare un termine più breve per il ricevimento delle stesse tenuto conto che il termine di legge appare rinunciabile perché posto a tutela delle esigenze organizzative della società.